Schloss-Apotheke-Koblenz

„Dann holen wir das“

Der Einkauf für eine Apotheke ist ein weites Feld

Fast täglich kommen neue Medikamente auf den Markt, andere verschwinden. Die Flut der angepriesenen Mittel und Mittelchen scheint kaum überschaubar. Wer jedoch den Einkauf für eine Apotheke managt, muss sich auskennen und den Überblick behalten. In der Schloss-Apotheke hat Sonja Keiner die Beschaffung fest im Griff.

„Eine tüchtige Kraft“, lobt der Inhaber seine Chefeinkäuferin. Die Blitzkarriere der heute 29-jährigen Sonja Keiner begann vor 13 Jahren mit ihrer Lehre als Pharmazeutisch Kaufmännische Angestellte (PKA) in der Schloss-Apotheke. Nach dreijähriger Lehre war sie derart fit, dass sie gleich zur Abteilungsleiterin avancierte. Als solche hat sie den Einkauf, die Bestellungen, die PKAs unter sich und teilt die Arbeit ein. Jeden Tag in Vollzeit mehrere Sachen gleichzeitig tun, den Überblick behalten und auch unter Zeitdruck nicht nervös werden, das ist für sie ganz normal.

Chefeinkäuferin Sonja Keiner ist findig im Aufspüren auch selten verlangter Medikamente.

Prompter Nachschub
Das Reich des Einkaufs liegt direkt hinter dem Verkauf. Das garantiert kurze Wege und schnelle Kommunikation. „Was wir hier hinten nicht bestellen, können die Kolleginnen vorne nicht verkaufen“, sagt die Abteilungsleiterin, die dafür sorgt, dass alles, was über die Ladentheke geht, schnell wieder aufgefüllt wird. Der Nachschub rollt prompt an.

Kollege Computer hilft
Unverzichtbar in der Beschaffung ist Kollege Computer. Über den Scanner in der Kasse, zählt er den Abverkauf, erkennt, wann ein Artikel zur Neige geht und neu geordert werden muss. 15 000 Medikamente und andere Artikel enthält die elektronische Bestellliste. Erfasst ist damit noch lange nicht alles, was nachgefragt wird.

Ob im Verkaufsraum oder dahinter: Ohne Computer läuft (fast) nichts mehr.

Fünf Mal täglich
Per Datenfernübertragung werden die Bestellungen in der Regel an den Großhandel übermittelt. Er beliefert die Schloss-Apotheke fünf Mal am Tag. In dringenden Fällen flitzt zwischendurch auch schon einmal der Fahrradkurier los.

Findige Recherchen
Doch der Großhandel führt nicht alles, was der Markt anbietet. Dann muss Sonja Keiner mit viel Wissen, Erfahrung und Kontakten nach den Produkten fahnden. Über Telefon, E-Mail und Internet recherchiert sie bei Herstellern, Importeuren, Pharmareferenten. „Wenn es sich um ein seriöses Medikament handelt, egal aus welchem Land, dann holen wir das“, erklärt die Abteilungsleiterin. Ihre Trefferquote liegt bei über 90 Prozent. Sie mag ihre Arbeit sehr, weil jeder Tag eine neue Fragestellung bringt und weil sie es als befriedigend empfindet, wenn den Kunden durch die Arzneimittelbeschaffung geholfen werden kann.

Immer eine Lösung
In Österreich und Belgien wird die Einkäuferin oft speziell bei homöopathischen Medikamenten fündig und wenn es sich um eine Potenz handelt, die es nicht auf dem Markt gibt, dann veranlasst Sonja Keiner die Herstellung der Medizin in einer individuellen Eigenproduktion der Schloss-Apotheke.

Alles ist nummeriert
Ebenso wenig wie jeder Artikel, der die Schloss-Apotheke verlässt, entgeht alles, was an Ware zur Türe herein kommt, der elektronischen Erkennung. Jedes Medikament hat seine eigene Nummer, die PZN. Durch den Strichcode ist es identifizierbar und unverwechselbar geworden.

Für Notfall gerüstet
Selbst bei einem Stromausfall würde der Warenkreislauf nicht zusammenbrechen. Für den Notfall stehen in der Schloss-Apotheke Notstromaggregat und Notkasse bereit.